Por qué los datos ESG verificables ahora deciden la selección del lugar del evento y cómo pueden responder los hoteles

Durante años, las licitaciones para reuniones e incentivos se ganaban en función de la ubicación, el espacio y el servicio. Esto está cambiando rápidamente. Hoy en día, muchas empresas no preseleccionan un lugar a menos que pueda proporcionar datos de sostenibilidad verificables, además del precio y la disponibilidad. Lo que antes era una afirmación de marketing ahora es un requisito de contratación en el sector de reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones (MICE).

¿Qué impulsa este cambio?

Dos fuerzas convergen:

• La Directiva Europea sobre Informes de Sostenibilidad Corporativa (CSRD) obliga a las grandes empresas a informar sobre las emisiones de su cadena de valor (Alcance 3), incluyendo los viajes de negocios y los eventos. Por lo tanto, los equipos de compras solicitan a los recintos cifras estandarizadas y auditables, no solo una declaración de política.

• Impulso regional. En Asia, las expectativas también van en aumento. La hoja de ruta de la industria de Singapur busca la certificación de sostenibilidad reconocida en recintos MICE construidos específicamente para este fin y en gran parte del sector, mientras que centros regionales como Bangkok siguen escalando posiciones en los rankings mundiales de conferencias. A medida que la región incrementa su participación en eventos internacionales, el nivel de exigencia en cuanto a pruebas ESG creíbles también aumenta.

Lo que piden ahora los compradores

En términos prácticos, los organizadores solicitan las métricas subyacentes que puedan incorporarse directamente a un informe corporativo:

• Energía utilizada (kWh) y, cuando sea posible, porcentaje de energías renovables

• Agua consumida (m³)

• Residuos generados (kg) y tasas de desvío

• Cantidad de alimentos servidos y composición básica del menú (por ejemplo, opciones con predominio de vegetales)
  
  

Y quieren que tenga un formato uniforme , normalmente mediante una plantilla sencilla de CSV/Excel, para que el departamento de compras pueda conciliar los datos de los recintos con sus sistemas de informes internos.

En una reciente conferencia sobre hostelería sostenible celebrada en Phuket, las conversaciones con hoteleros e inversores confirmaron esta misma tendencia. Como afirmó Gilles Baurieres, subdirector ejecutivo del Hotel Athenee de Bangkok (el primer hotel del mundo certificado según la norma ISO 20121): «Si un establecimiento no puede demostrar una política de sostenibilidad y algún tipo de certificación, es poco probable que progrese».

Más allá del cumplimiento: por qué les importa a los equipos de finanzas

Esto no es solo una cuestión de ventas. La asignación de capital también se está orientando hacia activos alineados con el clima. Diep Ngoc Do, quien dirige el programa de Edificios Verdes y Resilientes de la Corporación Financiera Internacional (IFC) en la región del Mekong, señaló:

“La resiliencia no es solo una cuestión técnica. Es también financiera. Los edificios que pueden resistir los impactos climáticos tienen más probabilidades de conservar su valor y atraer financiación.”

Para los propietarios y gestores de hoteles, esto significa que los mismos indicadores utilizados para ganar licitaciones (energía, agua, residuos y emisiones de carbono) son cada vez más revisados ​​por inversores y prestamistas durante la debida diligencia. Una sólida gobernanza de datos puede tanto desbloquear ofertas como ampliar el acceso al capital.

Cómo los locales pueden operacionalizar la credibilidad

Desde una perspectiva de garantía, tres temas distinguen a las entidades que superan con éxito los procesos de contratación de aquellas que tienen dificultades:

1. Gobernanza de datos (quién hace qué). Defina roles claros (recopilación, revisión, aprobación) y procedimientos sencillos de corrección de errores. Mantenga la evidencia original (facturas de servicios públicos, registros de contadores, comprobantes de pesaje, facturas) organizada y accesible.

2. Plantillas estándar (para facilitar el trabajo a los compradores). Cree una hoja de datos posterior al evento en formato CSV/Excel que muestre los campos principales que puede proporcionar: kWh, m³ de agua, kg de residuos (con porcentaje de reciclaje), cubiertos/volumen de alimentos y cualquier indicador de accesibilidad relevante. La coherencia reduce las solicitudes puntuales y agiliza la contratación. El uso de una plataforma de sostenibilidad como Tuu , que ayuda a los hoteles a recopilar, verificar y presentar datos ESG en un formato coherente y auditable, también puede simplificar la elaboración de informes y brindar a los compradores mayor confianza en los resultados.

3. Verificación independiente (credibilidad bajo escrutinio). Incluso una auditoría de alcance limitado puede revelar deficiencias tempranamente (documentación faltante, controles deficientes, unidades inconsistentes). Un encargo de prueba también aclara el nivel de evidencia que los compradores o auditores esperarán antes de una licitación de alto riesgo.

Una lista de verificación práctica para empezar

• Escríbelo: Publica una breve política de sostenibilidad que haga referencia a las operaciones de tu evento (energía, agua, residuos, abastecimiento, accesibilidad).

• Documente el proceso: archive las facturas mensuales, los comprobantes de pesaje de los contratistas y las facturas relevantes de alimentos y bebidas; guarde fotos o registros de las mediciones puntuales.

• Establezca una periodicidad trimestral: actualice sus cifras y comparta pruebas con sus clientes de forma regular, no solo una vez al año.

• Realice una revisión de prueba: Pida a un proveedor independiente que revise las cifras de un evento reciente comparándolas con su conjunto de pruebas e identifique acciones de mejora.

• Alinearse con los marcos reconocidos: Siempre que sea posible, mapee sus controles y documentos con la norma ISO 20121 o un marco equivalente para estar preparado para la certificación en el futuro.

Cómo se ve en la práctica la “sostenibilidad sin fisuras”.

Los principales recintos están haciendo que los criterios ESG sean invisibles para el cliente y visibles solo en el papel:

• Previsiones previas al evento e informes de impacto posteriores al evento generados a partir de datos de la propiedad (energía, agua, residuos, carbono).

• Registro de residuos alimentarios en cocinas mediante IA, que genera reducciones auditables y líneas de reporte claras.

• Plantillas de menú con opciones de origen local y basadas en plantas como estándar.

• Una exportación de datos con un solo clic que el organizador puede subir a su informe de sostenibilidad.

El objetivo es simple: reducir la carga de trabajo de los planificadores al tiempo que se mejora la calidad y la credibilidad de la evidencia.

La recompensa y el riesgo

Con una gobernanza de datos más sólida y una verificación periódica, los establecimientos suelen obtener tres beneficios:

1. Éxito en la preselección: Cifras más claras y comparables reducen el riesgo del proceso de solicitud de propuestas del comprador.

2. Contratación más rápida: Menos preguntas de seguimiento y menos idas y venidas sobre las pruebas.

3. Preparación para la financiación: Una visión más clara del desempeño operativo que resulte atractiva para los inversores.

La otra cara de la moneda también es clara: sin pruebas verificables, los locales corren el riesgo de quedar fuera de las listas de preseleccionados, de las cadenas de suministro corporativas y, con el tiempo, de perder acceso a capital.

Para los líderes hoteleros, traten los datos de sostenibilidad como si fueran datos financieros: controlados, documentados y revisados ​​periódicamente. Eso es lo que les permitirá ganar licitaciones hoy y proteger el valor de sus activos mañana.

Cómo puede ayudar HLB

HLB apoya a las empresas de hostelería en la creación de sistemas de datos ESG fiables y verificables. Ayudamos a hoteles y otros espacios MICE a fortalecer la garantía de sostenibilidad , el diseño de controles y la preparación para la presentación de informes, en consonancia con los estándares internacionales. Mejore sus informes hoy mismo y prepárese para las exigencias de compras del futuro.